Skydd av personuppgifter

Följande yttrande redogör för vår policy vad gäller behandlingen av dina personuppgifter.

Översikt

Online Linguistic Support (nedan kallat ”OLS”) är ett EU-initiativ. Det ingår i Erasmus+, EU:s program för utbildning, ungdom och idrott, och Europeiska solidaritetskåren. Det styrs av Europeiska kommissionen via Generaldirektoratet för utbildning, ungdom, sport och kultur (GD Utbildning och kultur) och implementeras av Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (hädanefter EACEA).

OLS har förbundit sig att respektera användarnas personliga integritet. Det ger deltagarna i mobilitetsprojekten en trygg och säker miljö när de lär sig främmande språk. Följande yttrande redogör för den policy med vilken OLS samlar in, hanterar och använder uppgifterna från sina användare.

Eftersom OLS – som innefattar verktyget för förvaltning av licenser, språkbedömningarna, liksom språkkurserna – samlar in och genomför en vidare behandling av personuppgifter, är det underställt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 från den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG^[1].

De olika verktygen som finns på OLS tillåter användarna att skicka information för att delta i OLS-aktiviteter. När de registrerar sig online och lämnar annan information, samlas uppgifterna in och behandlas vidare i de syften som beskrivs under punkt 1. Ansvaret för de relevanta behandlingsförfarandena har den registeransvarige som är chef för enhet A2 – Erasmus+: Platforms, Skills and Innovation (plattformar, kunskap och innovation) vid Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (se punkt 6 nedan för kontaktinformation).

1. Vilka personuppgifter samlar vi in, och i vilket syfte?

(a) Information om deltagare i mobilitetsprojekt:

De nationella programkontoren (NA:er i programländerna för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren, även i vissa tredjeländer), bidragstagande lärosäten och Europeiska kommissionens generaldirektorat för utbildning och kultur (GD Utbildning och kultur) överför vissa personuppgifter, såsom din e-postadress, till Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur. Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur kan sedan samla in följande information direkt från dig med hjälp av OLS-verktyget.

Obligatoriska registrantuppgifter: efternamn, förnamn, kön, e-postadress, nationalitet, födelseår, modersmål, typ av mobilitetsprojekt, språk för språktest, bestämmelseland, mobilitetsperiodens beräknade början, sändande lärosäte, mobilitetsperiod, tidszon, mobilitetsperiodens beräknade slut.

Resultaten av språkbedömningen och kurserna
Övriga valfria uppgifter som lämnas in av mobilitetsdeltagare i OLS (t.ex. meddelanden i forum, nät- och diskussionstrådar, filer, bilder och video- och webbkamerainspelningar). Inlämnandet av dessa valfria uppgifter sker på frivillig basis. Att inte lämna in dessa valfria uppgifter missgynnar inte deltagarna.

(b) Information om personal vid de nationella programkontoren och sändande lärosäten/organisationer för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren lämnas in till Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur av dessa institutioner och GD Utbildning och kultur:

Institutionsuppgifter: Projektnummer, PIC-nummer, projektnamn, startdatum och slutdatum för projekt, projektkontaktperson, projektkontaktpersonens telefonnummer och e-postadress, antal licenser för språkbedömningar och antal licenser för språkkurser.

(c) Syftet med behandlingen:

Syftet med OLS är att tillhandahålla en fullständig och effektiv språkkurstjänst och ett program för att mäta de språkkunskapliga framsteg som uppnåtts via mobilitetsaktiviteter. Den andra målsättningen gäller stödet av språkinlärning före och under mobilitetsperioden, upp till den nivå som tillåter deltagaren att uppnå sina mål.

Mer konkret är databehandlingen nödvändig för att:

göra det möjligt för OLS att fungera och säkerställa dess kvalitet.
göra det möjligt för registrerade OLS-användare att kommunicera och samarbeta i en anda av ömsesidig tillit och respekt.
skicka kampanjmejl (t.ex. månatliga nyhetsbrev, utannonseringar av tävlingar) till registrerade OLS-användare i motivationssyfte, förutsatt att användarna har gett sitt samtycke.
ta fram aggregerade uppgifter i statistiskt syfte.

2. Vem har tillgång till dina uppgifter och vem får se dem?

Personuppgifter kommer aldrig att användas i marknadsföringssyfte.

I de syften som tidigare beskrivits, är tillgången till dessa uppgifter strikt begränsad till följande situationer:

Andra registrerade OLS-användare kan ha tillgång till frivilliga uppgifter som du lämnar in, t.ex. meddelanden i forum, nätdiskussioner och -trådar, filer och bilder.
Europeiska kommissionen, Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur och de nationella programkontoren (även i deltagande tredjeländer): endast aggregerade uppgifter.
Tjänsteleverantören Altissia och dess tjänsteleverantörer, vilka verkar för Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur och följer dess anvisningar: fullständigt dataset.
Lärare på sändande lärosäten/organisationer (även i deltagande tredjeländer) som har tillgång till OLS:s verktyg för förvaltning av licenser: uppgifter om enskilda deltagare.
Lärare på mottagande lärosäten/organisationer (även i deltagande tredjeländer) som har tillgång till OLS:s verktyg för förvaltning av licenser: uppgifter om enskilda mobilitetsdeltagare..
Vad gäller volontärer från Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren kommer resultaten inte att förmedlas till den andra organisationen eller de andra organisationerna i projektet.
När så är möjligt kommer uppgifterna att behandlas anonymt, särskilt om de överförs till tredjepart i forskningssyfte.

När så är möjligt kommer uppgifterna att behandlas anonymt, särskilt om de överförs till tredjepart i forskningssyfte.

Överföring av personuppgifter till tredjeländer: Vissa nationella programkontor, sändande lärosäten/organisationer och mottagande lärosäten/organisationer ligger utanför EU/EES i följande tredjeländer: Nordmakedonien, Island, Liechtenstein, Norge, Serbien, Turkiet, Albanien, Bosnien och Hercegovina, Kosovo, Montenegro, Armenien, Azerbajdzjan, Belarus, Georgien, Moldavien, Ukraina, Ryssland, Algeriet, Egypten, Jordanien, Libanon, Marocko, Palestina, Syrien, Storbritannien och Tunisien.

Gällande överföring av personuppgifter till Israel och Storbritannien har EU antagit ett beslut om adekvat skyddsnivå i enlighet med artikel 47 i förordning 2018/1725. Beslutet certifierar att dina personuppgifter efter överföring kommer att omfattas av en adekvat skyddsnivå i tredjelandet.

Gällande överföring av personuppgifter till återstående tredjeländer, utan ett beslut om adekvat skyddsnivå, kommer skyddsnivån för personuppgifterna vara beroende av lagen eller praxisen i tredjelandet i fråga. Det här betyder att dina rättigheter för dataskydd eventuellt inte motsvarar rättigheterna i ett EU/EES-land eller ett land med ett beslut om adekvat skyddsnivå.

3. Hur gör vi för att skydda och bevara dina uppgifter?

De insamlade personuppgifterna och all relaterad information förvaras på vår tjänsteleverantörs säkra servrar (Altissia) under löptiden för avtalet med konsortiet UCL – ALTISSIA – CLL.

Driften av tjänsteleverantörens datorcentra följer avtalsenligt Europeiska kommissionens säkerhetsdirektiv och bestämmelser som fastställts av direktoratet för säkerhet för dessa typer av servrar och tjänster. De standardmässiga säkerhetsåtgärderna avser den plats som hyser Altissias servrar, dvs. det allra senast lagade och uppdaterade operativsystemet och programmet, antivirusskydd, brandvägg, regelbunden säkerhetskontroll och skanning av nätverkssäkerhet, tillämpad IT-säkerhetspolicy, sårbarhetstester och system för upptäckt av intrång.

4. Vilka är dina rättigheter gällande dina personuppgifter och hur kan du utöva dem?

Dina rättigheter, såsom rätten att ha tillgång till och kunna korrigera oriktiga eller ofullständiga personuppgifter, kan du själv utöva online.

Du har rätt att:

kräva tillgång till de personuppgifter som vi samlat om dig.
kräva att dina personuppgifter korrigeras eller själv göra ändringar i din profil.
kräva att dina personuppgifter raderas.
under vissa förhållanden kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
närsomhelst motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter med anledning av din personliga situation.
kräva att dina uppgifter överförs till en annan organisation i en vanligen använd elektronisk form (uppgiftsportabilitet).
närsomhelst dra tillbaka ditt samtycke.

Eftersom behandlingen av dina personuppgifter bygger på artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter med anledning av din personliga situation enligt bestämmelserna i artikel 23 i förordning (EU) 2018/1725.

Du har också rätt till att inte utsättas för automatiserat beslutsfattande (av enbart maskiner) så som det definieras i lagen.

För att utöva dina rättigheter kan du kontakta den registeransvarige (se sektion 6 här nedanför) och tydligt specificera din begäran.

Om du inte längre vill få kampanjmeddelanden kan du ändra dina profilinställningar eller klicka på länken ”Avsluta prenumeration” i e-postmeddelandena.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Uppgifter relaterade till en användarprofil sparas i maximalt två år efter användarens sista inloggning, och därefter kommer profilen permanent att inaktiveras. Därefter anonymiseras all personlig information.

I de fall som användare begär att deras profiler inaktiveras eller profilen automatiskt inaktiveras kommer inga uppgifter att vara synliga för övriga OLS-användare.

Data som ska användas för statistik och i forskningssyfte sparas under hela den tid som OLS pågår. Vid avtalets slut kommer konsortiet UCL – ALTISSIA – CLL att överlämna all information och alla uppgifter till Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur kommer inte att behålla någon kopia av konfidentiell information, dokument och personuppgifter i något som helst format. Uppgifterna behålls i ett aggregerat anonymiserat format endast för forskning och övervakning och förfogas av Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur, Europeiska kommissionen, NA och Erasmus+ sändande/mottagande lärosäten/organisationer, Altissia för konsortiet UCL – ALTISSIA – CLL och övriga tredjeparter med tillstånd från den registeransvarige.

6. Kontaktinformation

Ansvaret för databehandlingsförfarandena vilar på den registeransvarige:
Chef för enhet A.2 – Erasmus+: Platforms, Skills and Innovation (plattformar, kunskap och innovation)
Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur
Avenue du Bourget 1, BOUR, BE-1140, Bryssel

Vid eventuella frågor om dina rättigheter och utövandet av dina rättigheter i samband med behandlingen av personuppgifter (t.ex. tillgång till och korrigering av dina personuppgifter) kan du alltid kontakta den registeransvarige på EACEA-OLS@ec.europa.eu eller databehandlaren på privacy@erasmusplusols.eu.

7. Regress

Vid en konflikt rörande frågor om skydd av personuppgifter kan du vända dig till den registeransvarige på ovanstående adress och e-postlåda. Du kan även kontakta personuppgiftsombudet för Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur på följande e-postadress: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Om den registeransvarige eller personuppgiftsombudet inte löser konflikten kan du när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen:

Webbplats – http://www.edps.europa.eu;

E-post – edps@edps.europa.eu.

8. Rättslig grund

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i unionsinstitutionen eller unionsorganets myndighetsutövning (artikel 5.1 a), och den rättsliga grunden är grundandet av en byrå för hanteringen av delegerade program, såsom Erasmus+ (förordning (EU) nr 1288/2013).

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är:

”Erasmus+”: EU:s program för utbildning, ungdom och idrott inrättat genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1288/2013 av den 11 december 2013 och om upphävande av besluten nr 1719/2006/EG, nr 1720/2006/EG och nr 1298/2008/EG (EUT L 347 av den 20.12.2013, s. 50–73)
KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEBESLUT av den 18 december 2013 om inrättande av Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur och om upphävande av beslut 2009/336/EG (2013/776/EU): Artikel 3 a.
Tjänsteavtal mellan Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur och ALTISSIA (ref: 2014-0321/001-001)
Enligt artikel 5 e ”[ska programmet ha följande särskilda mål] förbättra språkundervisningen och språkinlärningen samt främja en bred språklig mångfald och interkulturell medvetenhet i unionen.” Och enligt bilaga I: ”Programmet kommer noggrant att övervakas med utgångspunkt från en uppsättning indikatorer avsedda att mäta i vilken utsträckning de allmänna och specifika målen för programmet har uppnåtts samt i syfte att minimera administrativa bördor och kostnader. I det syftet kommer uppgifter att samlas in avseende följande huvudindikatorer”. Indikatorn under ”Utbildning och yrkesbildning” anger ”Antalet deltagare i längre mobilitetsperioder som angett att de har förbättrat sina språkkunskaper”.

All behandling av personuppgifter som inte omfattas av den rättsliga grunden ovan grundar sig på den registrerades samtycke (artikel 5.1 d i förordning 2018/1725).

[1] EUT L 295, 21.11.2018, s. 39–98