Déclaration de confidentialité

La déclaration suivante présente notre politique relative au traitement de vos données à caractère personnel.

Présentation

Le Soutien linguistique en ligne (Online Linguistic Support, ci-après « OLS ») est une initiative de l’Union européenne. Il fait partie d’Erasmus+, le programme européen pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport, et du Corps européen de solidarité. Il est piloté par la Commission européenne et mis en œuvre par son Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture (ci-après « EACEA »).

L’OLS veille à respecter la vie privée de ses utilisateurs. Il offre aux participants à la mobilité un environnement sûr et sécurisé pour apprendre des langues étrangères. La déclaration suivante présente les politiques en vertu desquelles l’OLS collecte, gère et utilise les données fournies par ses utilisateurs.

L’OLS – qui comprend l’outil de gestion de licences, les tests de niveau ainsi que les cours de langues – collecte et traite des données à caractère personnel, et est soumis au Règlement (UE) no 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données et abrogeant le Règlement (CE) no 45/2001 et la Décision n° 1247/2002/CE.[1]

Les différents outils présents sur l’OLS permettent aux utilisateurs de soumettre des informations pour pouvoir participer aux activités de l’OLS. Lorsque l’utilisateur s’inscrit en ligne et soumet d’autres informations, ces données sont collectées et traitées ultérieurement aux fins exposées ci-après au point 1. Ces opérations de traitement relèvent de la responsabilité du contrôleur des données en charge de l’unité A2 – Erasmus+ : Plateformes, Compétences et Innovation à l’EACEA (voir point 6 ci-dessous pour les coordonnées).

1. Quelles informations à caractère personnel collectons-nous et à quelle fin ?

(a) Informations relatives aux participants à la mobilité :

Les Agences nationales (présentes dans les pays associés aux programmes Erasmus+ et Corps européen de solidarité, y compris certains pays tiers), les institutions bénéficiaires et la DG EAC de la Commission européenne transmettent à l’EACEA des données à caractère personnel, comme votre adresse électronique. Les informations suivantes peuvent ensuite être collectées directement auprès de vous par l’EACEA via l’outil OLS.

Données obligatoires concernant la personne inscrite : nom, prénom, sexe, adresse électronique, nationalité, année de naissance, langue maternelle, type de mobilité, langue à tester, pays de destination, date de début estimée de la période de mobilité, établissement d’origine, période de mobilité, fuseau horaire, date de fin estimée de la période de mobilité.

Résultats des tests de niveau et des cours de langues
Autres informations facultatives fournies par les participants sur l’OLS (p. ex. messages postés sur des forums, discussions en ligne et fils de discussion, fichiers, photographies, vidéos/enregistrements webcam). Les participants qui ne fournissent pas ces informations facultatives ne seront pas désavantagés.

(b) Les informations relatives au personnel des Agences nationales et des établissements/organisations d’origine et d’accueil Erasmus+ et Corps européen de solidarité sont fournies par ces établissements et par la DG EAC à l’EACEA :

Données institutionnelles : référence du projet, numéro PIC, nom du projet, date de début et date de fin du projet, interlocuteur du projet, numéro de téléphone et adresse électronique de l’interlocuteur, nombre de licences pour les tests de niveau et nombre de licences pour les cours de langues.

(c) Finalité du traitement :

La finalité de l’OLS est de fournir un service d’apprentissage des langues complet et efficace et un système permettant de mesurer les progrès réalisés en matière de compétences linguistiques acquises au moyen d’activités de mobilité. L’autre objectif concerne le soutien de l’apprentissage linguistique avant et pendant la période de mobilité, jusqu’au niveau permettant au participant d’atteindre ses objectifs.

Plus précisément, le traitement de données est nécessaire pour :

  • Garantir le fonctionnement de l’OLS et sa qualité ;
  • Permettre aux utilisateurs inscrits sur l’OLS de communiquer et de collaborer dans un esprit de confiance et de respect mutuels ;
  • Envoyer aux utilisateurs inscrits sur l’OLS des emails (e.g. newsletters mensuelles, annonces pour des concours) à des fins de motivation, à condition que les utilisateurs aient donné leur consentement préalable.
  • Extraire des données agrégées à des fins statistiques.

2. Qui a accès à vos informations et à qui sont-elles divulguées ?

Les données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins commerciales.

Aux fins détaillées ci-dessus, l’accès aux données est strictement limité aux personnes et structures suivantes :

  • les autres utilisateurs inscrits sur l’OLS peuvent avoir accès aux informations facultatives que vous avez fournies, p. ex. à des messages postés sur des forums, des discussions en ligne et des fils de discussion, des fichiers et des photographies ;
  • la Commission européenne, l’EACEA et les Agences nationales (y compris dans les pays tiers associés) : données agrégées uniquement ;
  • le prestataire de services Altissia et ses prestataires qui agissent pour le compte de l’EACEA et selon ses instructions : ensemble complet de données ;
  • les établissements/organisations d’origine (y compris dans les pays tiers associés) qui ont accès au système principal de gestion de licences OLS : données relatives aux participants à la mobilité ;
  • les établissements/organisations d’accueil (y compris dans les pays tiers associés) qui ont accès au système de gestion des licences OLS : données relatives aux participants à la mobilité ;
  • pour les volontaires Erasmus+/participants au Corps européen de solidarité, les résultats ne seront pas communiqués aux autres organisations du projet.

Dans la mesure du possible, les données seront traitées de manière anonyme, surtout si elles sont transférées à des tiers à des fins de recherche.

Transfert de données personnelles vers des pays tiers : certaines Agences nationales et certains établissements/organisations d’origine et établissements/organisations d’accueil sont basés en dehors de l’UE/EEE, dans les pays tiers suivants : Macédoine du Nord, Islande, Liechtenstein, Norvège, Serbie, Turquie, Albanie, Bosnie-Herzégovine, Kosovo, Monténégro, Arménie, Azerbaïdjan, Bélarus, Géorgie, Moldavie, Ukraine, Russie, Algérie, Égypte, Jordanie, Liban, Libye, Maroc, Palestine, Syrie, Royaume-Uni et Tunisie.

Pour le transfert de données personnelles vers Israël et le Royaume-Uni, l’UE a adopté une décision d’adéquation conformément à l’article 47 du règlement 2018/1725, qui certifie que vos données personnelles, une fois transférées, bénéficieront d’un niveau de protection adéquat dans le pays tiers de destination.

Pour le transfert de données personnelles vers les autres pays tiers n’ayant pas adopté de décision d’adéquation, le niveau de protection de vos données personnelles dépendra de la réglementation ou de la pratique du pays tiers concerné et, en conséquence, vos droits relatifs à la protection des données pourraient ne pas être équivalents à ceux en vigueur dans un pays de l’UE/EEE ou dans un pays ayant adopté une décision d’adéquation.

3. Comment assurons-nous la protection et la sauvegarde de vos informations ?

Les données à caractère personnel collectées et toutes les informations connexes sont stockées sur des serveurs sécurisés du prestataire de services (Altissia) pendant toute la durée du contrat avec le consortium UCL – ALTISSIA – CLL.

Les activités du centre informatique du prestataire de services se conforment contractuellement aux directives sécurité de la Commission européenne et aux dispositions prévues par la Direction de la sécurité pour ces types de serveurs et de services. Les mesures de sécurité standard sont en place pour le site qui héberge les serveurs d’Altissia, à savoir un système d’exploitation et un logiciel bénéficiant de la mise à jour et du patch les plus récents, une protection antivirus, un pare-feu, des audits de sécurité réguliers et des scans de sécurité du réseau, une politique de sécurité informatique appliquée, des tests de vulnérabilité et un système de détection des intrusions.

4. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles et comment pouvez-vous les faire valoir ?

Vous pouvez faire valoir vos droits, notamment celui d’accès et de rectification de données à caractère personnel inexactes ou incomplètes, directement en ligne.

Vous avez le droit de :

  • Demander l’accès aux données personnelles que nous détenons sur vous.
  • Demander la rectification de vos données personnelles ou de les rectifier vous-même dans votre profil.
  • Demander la suppression de vos données personnelles.
  • Demander, sous certaines conditions, la restriction du traitement de vos données personnelles.
  • Vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles pour des raisons liées à votre situation personnelle.
  • Demander le transfert de vos données à une autre organisation dans un format standard lisible à la machine et couramment utilisé (portabilité des données).
  • Retirer votre consentement à tout moment.

Le traitement de vos données personnelles reposant sur le point (1)(a) de l’article 5 du Règlement (UE) no 2018/1725, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons liées à votre situation personnelle en vertu des dispositions de l’Article 23 du Règlement 2018/1725.

Vous avez également le droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées (prises par les seules machines) vous concernant, tel que défini par la loi.

Pour faire valoir vos droits, vous pouvez contacter le contrôleur, dont les coordonnées sont mentionnées au point 6, en précisant explicitement votre requête.

Pour ne plus recevoir les emails de promotion, vous pouvez modifier les paramètres de votre profil ou cliquer sur le lien « Se désinscrire » contenu dans les emails.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données liées au profil d’un utilisateur sont conservées maximum 2 ans après sa dernière connexion, après quoi le profil de l’utilisateur sera désactivé de manière définitive. Toutes les données à caractère personnel deviennent alors anonymes. Pour les utilisateurs qui demandent la désactivation de leur profil ou dans les cas où le profil est automatiquement désactivé, aucune donnée ne sera visible par les autres utilisateurs de l’OLS.

Les données collectées à des fins statistiques et de recherche sont conservées pendant toute la durée de l’OLS. À la fin du contrat, le consortium UCL – ALTISSIA – CLL restitue toutes les informations et données à l’EACEA et ne conserve aucune copie des informations confidentielles, documents et données à caractère personnel, sous quelque format que ce soit. À des fins de recherche et de suivi uniquement, les données restent à la disposition de l’EACEA, de la Commission européenne, des Agences nationales et des établissements/organisations d’origine et d’accueil Erasmus+, d’Altissia au nom du consortium UCL – ALTISSIA – CLL et à d’autres tiers sous réserve de l’autorisation du responsable du traitement, sous une forme agrégée et anonyme.

6. Coordonnées

Les traitements de données relèvent de la responsabilité du contrôleur des données :
Responsable de l’Unité A2 – Erasmus+ : Plateformes, Compétences et Innovation
Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture
Avenue du Bourget 1, BOUR, BE-1140 Brussels

Pour toute question concernant vos droits et l’exercice de vos droits ayant trait au traitement de données à caractère personnel (comme l’accès à vos données à caractère personnel et leur rectification), n’hésitez pas à prendre contact avec le responsable à l’adresse EACEA-OLS@ec.europa.eu ou avec le sous-traitant à l’adresse privacy@erasmusplusols.eu.

7. Recours

En cas de litige sur une question liée à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le contrôleur des données de l’OLS à l’adresse susmentionnée. Vous pouvez également prendre contact avec le délégué à la protection des données de l’EACEA à l’adresse électronique suivante : eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Si le litige n’est pas réglé par le contrôleur des données ou par le délégué à la protection des données, vous pouvez saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données :

Site web – http://www.edps.europa.eu

Courrier électronique – edps@edps.europa.eu

8. Base juridique

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité officielle dont sont investis l’institution ou l’organe de l’Union (Art. 5.1.a) et la base juridique est l’établissement de l’Agence pour la gestion des programmes délégués, comme Erasmus+ (Règlement no 1288/2013).

Le traitement des données à caractère personnel repose sur la principale base juridique suivante :

  • « Erasmus+ » : le programme de l’Union pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport établi par le règlement (UE) no 1288/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 et abrogeant les décisions no 1719/2006/CE, no 1720/2006/CE et no 1298/2008/CE (JO L 347 du 20 décembre 2013, p. 50-73)
  • DÉCISION D’EXÉCUTION DE LA COMMISSION du 18 décembre 2013 instituant l’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » et abrogeant la décision 2009/336/CE (2013/776/UE) : article 3, point a).
  • Contrat de service signé entre l’EACEA et ALTISSIA (réf. : 2013-0321/001-001)
  • L’article 5, point e), prévoit que « [le Programme poursuit les objectifs spécifiques suivants :] pour améliorer l’enseignement et l’apprentissage des langues et promouvoir la vaste diversité linguistique de l’Union ainsi que la sensibilisation à la dimension interculturelle ». En outre, l’Annexe I prévoit que « le Programme fera l’objet d’un suivi étroit sur la base d’une série d’indicateurs destinés à mesurer le degré de réalisation des objectifs généraux et spécifiques du Programme et en vue de réduire les frais et les contraintes administratifs. À cette fin, des données seront collectées en ce qui concerne les indicateurs clés suivants ». L’indicateur qui figure sous l’intitulé « Enseignement et Formation » indique « le pourcentage de participants déclarant avoir amélioré, dans le cadre de la mobilité à long terme, leurs connaissances linguistiques ».

Tout traitement qui n’est pas couvert par les bases juridiques susmentionnées repose sur le consentement de la personne concernée (article 5 (1) (d) du Règlement 2018/1725).

[1] JO L 295, 21.11.2018, p. 39-98.