Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan tiivistetysti henkilötietojen käsittelyä koskevat toimintatapamme.

Yleiskatsaus

Online Linguistic Support -kielivalmennuspalvelu (jäljempänä ”OLS”) on Euroopan unionin hanke. Se on osa unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelmaa eli Erasmus+-ohjelmaa ja Euroopan solidaarisuusjoukkoja. Sen ohjaamisesta vastaa Euroopan komissio, jota edustaa koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto (DG EAC) ja toteuttamisesta koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (jäljempänä ”EACEA”).

OLS on sitoutunut kunnioittamaan käyttäjiensä yksityisyyttä. Se tarjoaa liikkuvuusohjelmaan osallistuville luotettavan ja turvallisen ympäristön vieraiden kielten oppimista varten. Tässä selosteessa kuvataan lyhyesti periaatteet, joiden puitteissa OLS kerää, hallinnoi ja käyttää käyttäjiltä saatuja tietoja.

Koska OLS-palvelu (mukaan lukien käyttöoikeuksien hallinnointityökalu, kieliarviointi ja kielikurssit) kerää ja tämän jälkeen käsittelee henkilötietoja, siihen sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta^[1].

OLS sisältää erilaisia työkaluja, joilla käyttäjät voivat antaa tietoja voidakseen osallistua OLS-palvelun toimintaan. Kun käyttäjä rekisteröityy palveluun verkossa ja antaa muita tietoja, näitä tietoja kerätään ja käsitellään edelleen jäljempänä kohdassa 1 kuvattuihin tarkoituksiin. Niihin liittyvistä käsittelytoimista vastaa rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä on EACEA:n A2-yksikön (Erasmus+: portaalit, kyvyt ja innovaatio) päällikkö; yhteystiedot ilmoitettu kohdassa 6.

1. Kerättävät henkilötiedot ja niiden keräämisen tarkoitus

(a) Liikkuvuusohjelman osanottajia koskevat tiedot:

Kansalliset toimistot (Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmiin kuuluvissa maissa, mukaan lukien eräät unionin ulkopuoliset maat), edunsaajaorganisaatiot ja Euroopan komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto toimittavat EACEA:lle tiettyjä henkilötietoja, mm. sähköpostiosoitteesi. EACEA voi sitten kerätä sinusta seuraavat tiedot suoraan OLS-työkalun avulla:

Pakolliset tiedot rekisteröityjästä: joita ovat sukunimi, etunimi, sukupuoli, sähköpostiosoite, kansalaisuus, syntymävuosi, äidinkieli, liikkuvuusjakson tyyppi, testattava kieli, kohdemaa, liikkuvuusjakson arvioitu aloituspäivämäärä, lähettävä organisaatio, liikkuvuusjakso, aikavyöhyke, liikkuvuusjakson arvioitu päättymispäivämäärä.

Kieliarviointien ja -kurssien tulokset

Muut vapaaehtoiset tiedot, jotka liikkuvuusohjelman osanottaja on toimittanut OLS-palveluun (esim. viestit keskustelufoorumeihin, verkkokeskustelut ja keskusteluketjut, tiedostot, kuvat sekä video- tai web-kameratallenteet). Näiden ei-pakollisten tietojen antaminen palveluun on vapaaehtoista. Osanottajan asema ei heikkene, vaikka hän ei toimittaisi tällaisia vapaaehtoisia tietoja.

(b) Kansalliset toimistot ja lähettävät ja vastaanottavat Erasmus+- ja Euroopan solidaarisuusjoukot -organisaatiot sekä koulutuksen ja kulttuurin pääosasto toimittavat tiedot henkilöstöstään EACEA:lle:

Institutionaaliset tiedot: Hankkeen numero, osanottajien tunnistenumero (PIC), hankkeen nimi, hankkeen aloituspäivämäärä, hankkeen loppumispäivämäärä, hankkeen yhteyshenkilö, hankkeen yhteyspuhelinnumero, hankkeen yhteyssähköpostiosoite, käyttöoikeuksien määrä kieliarviointeja varten sekä käyttöoikeuksien määrä kielikursseja varten.

(c) Käsittelyn tarkoitus:

OLS-palvelun tarkoituksena on tarjota kattava ja tehokas kielenoppimispalvelu sekä väline kielitaidossa liikkuvuusjakson aikana tapahtuneen kehittymisen mittaamiseen. Muut tavoitteet liittyvät kielen oppimisen tukemiseen ennen liikkuvuusjaksoa ja sen aikana siten, että kielitaidossa saavutetaan taso, jolla osanottaja kykenee saavuttamaan tavoitteensa.

Lisäksi henkilötietojen käsittelyä tarvitaan, jotta:

• OLS-palvelu pystyy toimimaan ja sen laatu pystytään varmistamaan.
• OLS-palvelun rekisteröityneet käyttäjät voivat viestiä keskenään ja tehdä yhteistyötä keskinäisen luottamuksen ja kunnioituksen hengessä.
• rekisteröityneille OLS-käyttäjille voidaan lähettää opiskeluun kannustavia kampanjasähköposteja (esim. kuukausittainen uutiskirje, ilmoitukset kilpailuista) edellyttäen, että käyttäjä on antanut tähän ennalta suostumuksensa.
• palvelusta voidaan kerätä koostetietoja tilastoja varten.

2. Ketkä voivat tarkastella tietojasi ja kenelle niitä luovutetaan?

Henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointiin.

Tietoja käytetään edellä mainittuja tarkoituksia varten, ja pääsy niihin on rajattu tiukasti seuraaviin tahoihin:

• Muut rekisteröityneet OLS-käyttäjät voivat nähdä palveluun toimittamasi valinnaiset tiedot, esim. viestit keskustelufoorumeissa, verkkokeskustelut ja keskusteluketjut, tiedostot ja kuvat
• Euroopan komissio, EACEA ja kansalliset toimistot (myös toimintaan osallistuvissa unionin ulkopuolisissa maissa): vain koostetut tiedot.
• Palveluntarjoaja Altissia sekä sen alihankkijat, jotka toimiva EACEA:n puolesta ja sen ohjeiden mukaisesti: kaikki tiedot.
• Yksittäisiin liikkuvuusohjelmaan osallistuviin henkilöihin liittyvät tiedot ovat heidän lähettävän organisaationsa (myös toimintaan osallistuvissa unionin ulkopuolisissa maissa) käytettävissä, mikäli sillä on pääsy OLS-palvelun käyttöoikeuksien taustahallinnointijärjestelmään; tällöin lähettävä organisaatio voi päättää tietojen käytöstä.
• Yksittäisiin liikkuvuusohjelmaan osallistuviin henkilöihin liittyviin tietoihin on pääsy heidän vastaanottavan organisaationsa opettajalla (myös toimintaan osallistuvissa unionin ulkopuolisissa maissa), jolla on pääsy OLS-palvelun käyttöoikeuksien hallinnointijärjestelmään.
• Erasmus+ -vapaaehtoisten tai Euroopan solidaarisuusjoukkojen osanottajien tuloksia ei ilmoiteta hankkeen muille organisaatiolle.

Tiedot käsitellään mahdollisuuksien mukaan anonyymisti erityisesti silloin, jos niitä siirretään kolmansille osapuolille tutkimustarkoituksiin.

3. Miten tietosi suojataan ja turvataan?

Kerätyt henkilötiedot ja kaikki niihin liittyvät tiedot tallennetaan palveluntarjoajan (Altissia) suojatuille palvelimille UCL – ALTISSIA – CLL ‑konsortion kanssa tehdyn sopimuksen keston ajaksi.

Palveluntarjoajan tietokonekeskusten toiminnassa noudatetaan sopimuksen nojalla Euroopan komission turvallisuusohjeita sekä turvallisuusosaston tällaisia palvelimia ja palveluja varten laatimia säännöksiä. Altissian palvelinten sijaintipaikkaan sovelletaan vakioturvallisuustoimenpiteitä, eli käyttöjärjestelmän ja ohjelmiston viimeisimpiä, korjattuja ja päivitettyjä versioita, virustentorjuntaa, palomuuria, säännöllisiä turvallisuusauditointeja ja verkon turvallisuustarkastuksia, soveltavia tietoturvakäytäntöjä, haavoittuvuuden testausta sekä tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmää.

4. Millaisia oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi liittyen, ja kuinka voit käyttää näitä oikeuksia?

Voit käyttää oikeuksiasi, kuten tietojen tarkastelun sekä epätarkkojen tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemisen oikeutta. Tämä on mahdollista tehdä itse verkon kautta.

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• oikeus saada nähtäväksesi henkilötiedot, joita sinusta on kerätty.
• oikeus vaatia henkilötietojesi oikaisua tai tehdä itse tarvittavat korjaukset profiilissasi.
• oikeus vaatia sinua koskevien tietojen poistamista.
• oikeus tietyissä tilanteissa vaatia sinua koskevien tietojen käytön rajoittamista.
• oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
• oikeus pyytää omat tietosi siirrettäväksi toiseen organisaatioon yleisesti käytetyssä koneellisen lukemiseen soveltuvassa muodossa (tietojen siirto-oikeus).
• oikeus peruuttaa suostumuksesi koska tahansa.

Koska tämä henkilötietojen käsittely perustuu asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella asetuksen (EU) 2018/1725 23 artiklan ehtojen mukaisesti.

Sinulla on lisäksi oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn (ts. ratkaisijana ovat ainoastaan koneet) ja jolla on sinua koskevia vaikutuksia, kuten ne on laissa määritelty.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä ilmoittamalla täsmällisesti pyyntösi rekisterinpitäjälle, jonka yhteystiedot on ilmoitettu jäljempänä kohdassa 6.

Voit estää kampanjasähköpostien lähettämisen muuttamalla profiiliasetuksiasi tai napsauttamalla näissä sähköposteissa olevaa Peruuta tilaus -linkkiä.

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Käyttäjäprofiileihin liittyviä tietoja säilytetään korkeintaan 2 vuotta käyttäjän viimeisestä sisäänkirjautumisesta, minkä jälkeen profiili poistetaan lopullisesti käytöstä. Tämän jälkeen kaikki henkilötiedot anonymisoidaan.

Jos käyttäjä pyytää poistamaan profiilinsa käytöstä tai jos profiili poistuu automaattisesti käytöstä, muut OLS-käyttäjät eivät enää näe mitään siihen liittyviä tietoja.

Tilastoihin ja tutkimukseen liittyvät tiedot säilytetään koko OLS-palvelun olemassaoloajan. Sopimuksen päätyttyä UCL – ALTISSIA – CLL ‑konsortio luovuttaa kaikki tiedot EACEA:lle eikä pidä itsellään jäljennöksiä luottamuksellisista tiedoista, asiakirjoista eikä missään muodossa olevista henkilötiedoista. Koostemuotoiset, anonyymit tiedot säilytetään EACEA:n, Euroopan komission, kansallisten toimistojen ja lähettävien/vastaanottavien Erasmus+-organisaatioiden, UCL – ALTISSIA – CLL‑konsortion puolesta toimivan Altissian sekä muiden kolmansien osapuolten hallussa rekisterinpitäjän luvalla ainoastaan tutkimusta ja seurantaa varten.

6. Yhteystiedot

Tietojenkäsittelytoimista vastaa rekisterinpitäjä:
A.2 – Erasmus+: -yksikön päällikkö: portaalit, kyvyt ja innovaatio
Education, Audiovisual and Culture Executive Agency,
Avenue du Bourget 1, BOUR, BE-1140 Brussels, Belgium

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi ja oikeuksiesi käyttämisestä (esim. henkilötietojesi tarkistaminen ja niiden oikaisu), ota yhteyttä rekisterinpitäjään osoitteessa EACEA-OLS@ec.europa.eu tai käsittelijään osoitteessa privacy@erasmusplusols.eu.

7. Oikeussuojakeinot

Jos henkilötietojen suojaa koskevissa kysymyksissä syntyy erimielisyyttä, voit ottaa yhteyttä OLS-rekisterinpitäjään edellä mainittuun osoitteen tai sähköpostiosoitteen kautta. Voit myös ottaa yhteyttä EACEA:n tietosuojavastaavaan sähköpostiosoitteessa eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Jos OLS-rekisterinpitäjä tai tietosuojavastaava ei onnistu ratkaisemaan erimielisyyttä, voit tehdä milloin tahansa kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle:
Verkkosivusto – http://www.edps.europa.eu;
Sähköpostiosoite – edps@edps.europa.eu.

8. Oikeusperusta

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (5 artiklan 1 kohdan a alakohta), ja oikeusperusta on Erasmus+ -ohjelman kaltaisten toimintaohjelmien hallinnoimiseen tarkoitetun toimielimen perustaminen (asetus N:o 1288/2013).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana ovat:

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 1288/2013, annettu 11 päivänä joulukuuta 2013, unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelman ”Erasmus+” perustamisesta ja päätösten N:o 1719/2006/EY, 1720/2006/EY ja 1298/2008/EY kumoamisesta (EUVL L 347, 20.12.2013, s. 50–73)
• KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOPÄÄTÖS, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta ja päätöksen 2009/336/EY kumoamisesta (2013/776/EU): 3 artiklan 1 kohdan a alakohta.
• EACEA:n ja ALTISSIAn välille tehty palvelusopimus (viite: 2014-0321/001-001)
• Asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdassa säädetään, että ”[Ohjelmalla on koulutuksen alalla seuraavat erityistavoitteet:] parannetaan kielten opetusta ja oppimista ja edistetään unionin laajaa kielellistä monimuotoisuutta ja muiden kulttuurien tuntemusta”. Lisäksi liitteessä I säädetään seuraavaa: ”Ohjelmaa seurataan tarkasti sellaisten indikaattoreiden perusteella, joilla pyritään mittaamaan, missä määrin ohjelman yleis- ja erityistavoitteet on saavutettu, sekä hallinnollisten rasitteiden ja kustannusten minimoimiseksi. Tätä varten kerätään tietoja seuraavista avainindikaattoreista.” Kohdan ”Koulutus” indikaattorissa mainitaan ”Niiden pitkäkestoiseen liikkuvuuteen osallistuneiden prosenttiosuus, jotka ovat ilmoittaneet parantaneensa kielitaitoaan”.

Tietojen kaikenlainen muu kuin yllä eritellyn oikeusperustan mukainen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohta).

[1] EYVL L 295, 21.11.2018, s. 39–98.