Följande yttrande förklarar vår policy vad gäller behandlingen av dina personuppgifter.

Översikt

Erasmus+ Online Linguistic Support (nedan kallat ”OLS”) är ett EU-initiativ. Det ingår i Erasmus+, EU:s program för utbildning, ungdom och idrott. Det styrs av Europeiska kommissionen och implementeras av Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur.

OLS har förbundit sig att respektera användarnas personliga integritet. Det ger deltagarna i mobilitetsprojekten en trygg och säker miljö när de lär sig främmande språk. Följande yttrande redogör för den policy med vilken OLS samlar in, hanterar och använder uppgifterna från dess användare.
Eftersom OLS – som innefattar verktyget för förvaltning av licenser, språkbedömningarna, liksom språkkurserna – samlar in och genomför en vidare behandling av personuppgifterna, är det underställt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter[1].

De olika verktyg som finns på OLS tillåter användarna att skicka information för att delta i OLS-aktiviteter. När de registrerar sig online och lämnar annan information, insamlas uppgifterna och behandlas vidare i de syften som beskrivs under punkt 1. De relevanta behandlingsförfarandena för dessa sker under den registeransvariges ansvar, som är chefen för enhet A1 - Erasmus+: ”Schools, Prospective Initiatives, Programme Coordination” (skolor, framtida initiativ, programsamordning) vid Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (se punkt 6 nedan för kontaktinformation).

1. Vilka personuppgifter samlar vi in, och i vilket syfte?

(a) Information om deltagare i mobilitetsprojekt:

De nationella programkontoren, bidragstagande lärosäten och Europeiska kommissionens generaldirektorat för utbildning och kultur (GD Utbildning och kultur) överför vissa personuppgifter till Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur, såsom din e-postadress. Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur kan sedan samla in följande information direkt från dig med hjälp av OLS-verktyget.

Obligatoriska registrantdata: efternamn, förnamn, kön, e-postadress, nationalitet, födelseår, modersmål, typ av mobilitetsprojekt, språk för språktest, bestämmelseland, mobilitetsperiodens beräknade början, sändande lärosäte, mobilitetsperiod, tidszon, mobilitetsperiodens beräknade slut.

Resultaten av språkbedömningen och kurserna

Övriga frivilliga data som lämnas in av deltagare i mobilitetsprojekt om OLS (t.ex. meddelanden i forum, diskussioner och trådar, filer och bilder online). Att inte lämna in dessa frivilliga data missgynnar inte deltagarna.

(b) Information om personal vid de nationella programkontoren och Erasmus+ sändande lärosäten/organisationer lämnas in till Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur av dessa institutioner och GD Utbildning och kultur:

Institutionsdata: Projektnummer, PIC-nummer, projektnamn, startdatum och slutdatum för projekt, projektkontaktperson, projektkontaktpersonens telefonnummer och e-postadress, antal licenser för språkbedömningar och antal licenser för språkkurser.

(c) Syftet med behandlingen:

Syftet med OLS är att tillhandahålla ett program för mätning av framsteg inom språkliga kompetenser genom mobilitetsprojekt. Den andra målsättningen gäller stödet av språkinlärning före och under mobilitetsperioden, till den nivå som är användbar för deltagaren.

Mer konkret är databehandlingen nödvändig för att:

  • göra det möjligt för OLS att fungera,
  • göra det möjligt för OLS-registranter att kommunicera och samarbeta i en anda av ömsesidig tillit och respekt; och att
  • ta fram aggregerade data i statistiskt syfte.

2. Vem har tillgång till dina uppgifter och vem får se dem?

Personuppgifter kommer aldrig att användas i marknadsföringssyfte.

I de syften som tidigare beskrivits, är tillgången till data strikt begränsad till:

  • Andra registrerade OLS-användare kan ha tillgång till frivilliga data som du lämnar in, t.ex. meddelanden i forum, diskussioner och trådar, filer och bilder online.
  • Europeiska kommissionen, Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur och de nationella programkontoren: endast aggregerade data.
  • Tjänsteleverantören Altissia som verkar för Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur och följer dess anvisningar: fullständigt dataset.
  • Uppgifter om enskilda deltagare i mobilitetsprojekt är åtkomliga för deras sändande lärosäte/organisation som har tillgång till OLS, backend-systemet för förvaltning av licenser, som sedan kan fatta beslut om deras användning.
  • Vad gäller EVS-volontärer kommer resultaten inte att förmedlas till den eller de andra organisationerna i projektet.

När så är möjligt kommer uppgifterna att behandlas anonymt, särskilt om de överförs till tredjepart i forskningssyfte.

3. Hur gör vi för att skydda och bevara dina uppgifter?

De insamlade personuppgifterna och all relaterad information förvaras på säkra servrar som tillhör tjänsteleverantören (Altissia) under löptiden för avtalet med konsortiet UCL – ALTISSIA – CLL.

Driften av tjänsteleverantörens datorcentra följer avtalsenligt Europeiska kommissionens säkerhetsdirektiv och bestämmelser som fastställts av direktoratet för säkerhet för dessa typer av servrar och tjänster. De standardmässiga säkerhetsåtgärderna avser den plats som hyser Altissias servrar, dvs. det allra senast lagade och uppdaterade operativsystemet och programmet, antivirusskydd, brandvägg, regelbunden säkerhetskontroll och skanning av nätverkssäkerhet, tillämpad IT-säkerhetspolicy, sårbarhetstester och system för upptäckt av intrång.

4. Hur kan du kontrollera och korrigera dina uppgifter?

Dina rättigheter, såsom rätten att ha tillgång till och kunna korrigera oriktiga eller ofullständiga personuppgifter, kan du själv utöva online. Du kan även kontakta den registeransvarige (se nedan under punkt 6.).

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Data avseende användarprofilen sparas i ett år efter användarens sista inloggning. Ett år efter den sista inloggningen avaktiveras användarprofilen automatiskt, dvs. den kan inte längre ses av andra användare. Ett meddelande skickas till användaren för att informera honom/henne om att hans/hennes profil har ställts in på inaktiv och att han/hon kan aktivera sitt konto igen genom att logga in på nytt. En andra och sista påminnelse skickas efter ytterligare två år för att informera användaren om att hans/hennes profil kommer att avaktiveras permanent 3 år efter hans/hennes sista inloggning. All personlig information anonymiseras därefter.

Data som ska användas för statistik och i forskningssyfte sparas under hela den tid som OLS pågår. Vid avtalets slut kommer konsortiet UCL – ALTISSIA – CLL att överlämna all information och alla uppgifter till Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur och kommer inte att behålla någon kopia av konfidentiell information, dokument och personuppgifter i något som helst format. Uppgifterna behålls i ett aggregerat format endast för forskning och övervakning och förfogas av Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur, Europeiska kommissionen, NA och Erasmus+ sändande lärosäten/organisationer, Altissia för konsortiet UCL – ALTISSIA – CLL och övriga tredjeparter med tillstånd från den registeransvarige.

6. Kontaktinformation

Ansvaret för databehandlingsförfarandena vilar på den registeransvarige:

Chefen för enhet A1 - Erasmus+: Schools, Prospective Initiatives, Programme Coordination

Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur

Kontor: BOU2 01/017

Avenue du Bourget 1

1049 Bryssel

Belgien

 

 

För eventuella frågor om dina rättigheter och utövandet av dina rättigheter i samband med behandlingen av personuppgifter (t.ex. tillgång till och korrigering av dina personuppgifter) kan du alltid att kontakta den registeransvarige för OLS på denna adress: EACEA-EPLUS-OLS@ec.europa.eu


7. Regress

Vid en konflikt rörande frågor om skydd för personuppgifter kan du vända dig till den registeransvarige på ovanstående adress och e-postlåda. Du kan även kontakta personuppgiftsombudet för Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur på följande e-postadress: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Om den registeransvarige eller personuppgiftsombudet inte löser konflikten kan du när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen:

Webbplats - http://www.edps.europa.eu;

E-post - edps@edps.europa.eu.

 

8. Rättslig grund

Den främsta rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är:

  • KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEBESLUT av den 18 december 2013 om inrättande av Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur och om upphävande av beslut 2009/336/EG (2013/776/EU): Artikel 3 a).
  • ”Erasmus+”: EU:s program för utbildning, ungdom och idrott inrättat genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1288/2013 av den 11 december 2013 och om upphävande av besluten nr 1719/2006/EG, nr 1720/2006/EG och nr 1298/2008/EG (EUT L 347 av den 20.12.2013, s. 50–73):
    • Enligt artikel 5 e) ”[ska programmet ha följande särskilda mål] Förbättra språkundervisningen och språkinlärningen samt främja en bred språklig mångfald och interkulturell medvetenhet i unionen.” Och enligt bilaga I: ”Programmet kommer noggrant att övervakas med utgångspunkt från en uppsättning indikatorer avsedda att mäta i vilken utsträckning de allmänna och specifika målen för programmet har uppnåtts samt i syfte att minimera administrativa bördor och kostnader. I det syftet kommer uppgifter att samlas in avseende följande huvudindikatorer”. Indikatorn under ”Utbildning och yrkesbildning” anger ”Antalet deltagare i längre mobilitetsperioder som angett att de har förbättrat sina språkkunskaper”.

 

[1]OJ L8 of 12.1.2001, p. 1.