In deze verklaring wordt ons beleid ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens uitgelegd.

Overzicht

De online-taalondersteuning voor Erasmus+ (Online Linguistic Support, hierna "OLS" genoemd) is een initiatief van de Europese Unie. Ze maakt deel uit van Erasmus+, het Europese programma voor onderwijs, opleiding, jeugd en sport. Deze ondersteuning wordt aangestuurd door de Europese Commissie en verstrekt door haar Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (hierna "het EACEA" genoemd).

De OLS verbindt zich ertoe de privacy van haar gebruikers te eerbiedigen. Ze biedt deelnemers een veilige en beveiligde omgeving om vreemde talen te leren. In deze verklaring wordt het beleid toegelicht dat de OLS hanteert bij de verzameling, het beheer en het gebruik van de gegevens die haar gebruikers verstrekken.
Aangezien de OLS – bestaande uit het instrument voor licentiebeheer, de taaltoets en de taalcursussen – persoonsgegevens vergaart en nader verwerkt, valt zij onder Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens[1]..

Via de verschillende instrumenten van de OLS kunnen gebruikers informatie verstrekken om deel te nemen aan OLS-activiteiten. Wanneer zij zich online registreren en andere informatie verstrekken, worden deze gegevens verzameld en nader verwerkt voor de in punt 1 beschreven doeleinden. De desbetreffende verwerkingsactiviteiten vallen dan ook onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van eenheid A1 “Erasmus+: scholen, toekomstige initiatieven, programmacoördinatie” van het agentschap EACEA (zie punt 6 hieronder voor contactgegevens).

1. Welke persoonsgegevens vergaren wij, en voor welke doeleinden?

a) Informatie over de uitwisselingsdeelnemers:

De Nationale Agentschappen, begunstigde instellingen en het DG EAC van de Europese Commissie geven bepaalde persoonsgegevens aan het EACEA door, zoals uw e-mailadres. Het EACEA kan daarop de volgende informatie rechtstreeks bij u verzamelen via de OLS-tool.

Verplichte gegevens van de registrant: achternaam, voornaam, geslacht, e-mailadres waarop de registrant kan worden bereikt, nationaliteit, geboortejaar, moedertaal, soort uitwisseling, te testen taal, land van bestemming, verwachte start van de uitwisselingsperiode, uitzendende instelling, periode van uitwisseling, tijdzone, verwacht einde van de uitwisseling

Resultaat van de taaltoets en cursussen

Overige facultatieve gegevens die door uitwisselingdeelnemers worden verstrekt via de OLS (zoals berichten op fora, online discussies en threads, bestanden en foto's). Deelnemers die deze gegevens niet verstrekken, worden niet benadeeld.

b) Informatie over personeel van Nationale Agentschappen en uitzendende instellingen/organisaties van Erasmus+ wordt door deze instellingen en het DG EAC aan het EACEA bezorgd:

Institutionele gegevens: Projectnummer, PIC-nummer, projectnaam, start- en einddatum datum van het project, , contactpersoon voor het project, telefoonnummer en e-mail van de contactpersoon voor het project, , het aantal licenties voor taaltoetsen en het aantal licenties voor taalcursussen.

c) Doeleinden van de verwerking:

Het doel van de OLS is een manier aan te reiken om de vorderingen op het gebied van taalvaardigheid via uitwisseling te meten. Daarnaast heeft zij tot doel het leren van talen vóór en tijdens de uitwisselingsperiode te ondersteunen, voor zover dat nuttig is voor het doel van de deelnemer.

De gegevensverwerking is meer specifiek noodzakelijk om:

  • de goede werking van de OLS te verzekeren;
  • OLS-registranten de mogelijkheid te bieden om te communiceren en samen te werken in een sfeer van wederzijds vertrouwen en respect; en
  • geaggregeerde gegevens op te vragen voor statistische doeleinden.

2. Wie heeft toegang tot uw informatie en aan wie wordt ze bekend gemaakt?

Persoonsgegevens worden nooit gebruikt voor marketing doeleinden.

Voor de hierboven genoemde doeleinden wordt de toegang tot gegevens strikt beperkt tot de volgende situaties:

  • Andere geregistreerde OLS-gebruikers kunnen toegang hebben tot de door u verstrekte facultatieve gegevens, zoals berichten op fora, online discussies en threads, bestanden en foto's.
  • De Europese Commissie, het EACEA en de Nationale Agentschappen hebben enkel toegang tot de geaggregeerde gegevens.
  • Dienstverlener Altissia, die optreedt namens en in opdracht van het EACEA, heeft toegang tot de volledige gegevens.
  • Gegevens over individuele uitwisselingssdeelnemers kunnen worden geraadpleegd door hun uitzendende instelling/organisatie die toegang heeft tot het backendsysteem voor licentiebeheer van de OLS en die kan beslissen over het gebruik van de gegevens.
  • Voor EVS-vrijwilligers worden de resultaten niet doorgegeven aan de andere organisatie(s) in het project.

Indien mogelijk, worden de gegevens anoniem verwerkt, in het bijzonder als zij voor onderzoeksdoeleinden worden doorgegeven aan derden.

3. Hoe beschermen en vrijwaren wij uw gegevens?

De vergaarde persoonsgegevens en aanverwante informatie worden opgeslagen op beveiligde servers van de dienstverlener (Altissia) gedurende de looptijd van het contract met het consortium UCL - ALTISSIA - CLL.

De activiteiten van de computercentra van de dienstverlener vallen contractueel onder de veiligheidsrichtlijnen en -voorschriften van de Europese Commissie, zoals bepaald door het directoraat Veiligheid voor dit soort servers en diensten. Voor de site waar de Altissia-servers zijn ondergebracht, gelden de standaardbeveiligingsmaatregelen, d.w.z. de meest recentelijk verbeterde en geactualiseerde besturingssystemen en software, antivirusbescherming, firewall, regelmatige veiligheidscontroles en beveiligingsscans van het netwerk, toegepast IT-beveiligingsbeleid, kwetsbaarheidstests en een indringerdetectiesysteem.

4. Hoe kunt u uw gegevens verifiëren en corrigeren?

Om uw rechten uit te oefenen, zoals het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren, kunt u zelf online uw gegevens raadplegen en corrigeren. U kunt ook contact opnemen met verantwoordelijke voor de verwerking (zie punt 6 hieronder).

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Gegevens die verband houden met het profiel van de gebruiker, worden bewaard tot één jaar nadat de gebruiker zich voor het laatst aanmeldde. Één jaar nadat de gebruiker zich voor het laatst aanmeldde, wordt het gebruikersprofiel automatisch op inactief gezet, waardoor het niet langer zichtbaar is voor andere gebruikers. De gebruiker krijgt een melding om hem/haar te laten weten dat zijn/haar profiel op inactief is gezet en dat hij/zij zijn/haar account opnieuw kan activeren door zich opnieuw aan te melden. Na nog eens twee jaar krijgt de gebruiker een tweede, laatste herinnering om hem/haar te laten weten dat zijn/haar profiel definitief zal worden gedeactiveerd drie jaar nadat hij/zij zich voor het laatst heeft aangemeld. Alle persoonsgegevens worden op dat moment anoniem gemaakt.

Gegevens die gebruikt worden voor statistische en onderzoeksdoeleinden worden gedurende de volledige looptijd van de OLS bewaard. Aan het eind van het contract zal het consortium UCL - ALTISSIA - CLL alle informatie en gegevens overhandigen aan het EACEA. Het bewaart zelf geen kopie van vertrouwelijke informatie, documenten en persoonsgegevens, in welke vorm dan ook. De gegevens blijven enkel voor onderzoeks- en controledoeleinden in geaggregeerde vorm ter beschikking van het EACEA, de Europese Commissie, de Nationale Agentschappen en uitzendende instellingen/organisaties van Erasmus+, Altissia namens het consortium UCL - ALTISSIA - CLL en andere derden die daartoe gemachtigd zijn door de verantwoordelijke voor de verwerking.

6. Contactgegevens

De gegevensverwerkingsactiviteiten vallen onder de verantwoordelijkheid voor de verwerking :

Hoofd van eenheid A1 – Erasmus+: scholen, toekomstige initiatieven, programmacoördinatie

Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur

Kantoor: BOU2 01/017

Bourgetlaan 1

1049 Brussel

België

 

 

Als u vragen hebt over uw rechten of de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (zoals toegang tot en rechtzetting van uw persoonsgegevens), kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke voor de verwerking van de OLS op het volgende adres: EACEA-EPLUS-OLS@ec.europa.eu


7. Bezwaar

In geval van een conflict met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u zich tot de verantwoordelijke voor de verwerking wenden op bovenstaand adres en via de functionele mailbox. U kunt eveneens contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het EACEA op het volgende e-mailadres: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Als het conflict niet door de verwerkingsverantwoordelijke of de functionaris voor gegevensbescherming kan worden opgelost, kunt u altijd een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming:

Website - http://www.edps.europa.eu;

Email - edps@edps.europa.eu.

 

8. Rechtsgrond

De voornaamste rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is:

  • UITVOERINGSBESLUIT 2013/776/EU VAN DE COMMISSIE van 18 december 2013 tot oprichting van het "Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur" en tot intrekking van Besluit 2009/336/EG: artikel 3, lid 1, onder a);
  • "Erasmus+": het programma van de Unie voor onderwijs, opleiding, jeugd en sport zoals vastgesteld bij Verordening (EU) nr. 1288/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013 en tot intrekking van Besluiten nr. 1719/2006/EG, nr. 1720/2006/EG en nr. 1298/2008/EG (PB L 347 van 20.12.2013, blz. 50-73):
    • Artikel 5, onder e), schrijft voor dat "[met het programma de volgende specifieke doelstellingen worden nagestreefd:] verbetering van het onderwijzen en leren van talen en bevordering van de grote taalverscheidenheid van de Unie en het intercultureel bewustzijn". Daarnaast is in bijlage I bepaald dat "op het programma nauwlettend toezicht wordt gehouden aan de hand van een reeks indicatoren om te meten in hoeverre de algemene en specifieke doelstellingen van het programma zijn verwezenlijkt, mede met het oog op verlichting van de administratieve lasten en de kosten. Daartoe zullen er gegevens worden vergaard met betrekking tot onderstaande indicatoren." De indicator onder "onderwijs en opleiding" vermeldt "het percentage deelnemers dat voor deelname aan het programma een getuigschrift, diploma of andere formele erkenning heeft ontvangen".

 

[1]OJ L8 of 12.1.2001, p. 1.