La seguente dichiarazione spiega la nostra politica in materia di trattamento dei dati personali.

Descrizione generale

Il Sostegno linguistico online Erasmus+ (di seguito "OLS") è un'iniziativa dell'Unione europea. Fa parte di Erasmus+, il programma europeo per l'istruzione, la formazione, la gioventù e lo sport. È guidato dalla Commissione europea e realizzato dalla sua Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura (di seguito "EACEA").

L'OLS si impegna a rispettare la privacy dei suoi utenti e fornisce un ambiente protetto e sicuro per i partecipanti ad azioni di mobilità nell'apprendimento delle lingue straniere. La seguente dichiarazione descrive le politiche mediante le quali l'OLS raccoglie, gestisce e utilizza i dati forniti dai propri utenti.
Poiché l'OLS – che comprende lo strumento di gestione delle licenze, i test di valutazione, nonché i corsi di lingua – raccoglie e tratta dati personali, è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati[1].

[1]GU L8 del 12.1.2001, pag. 1.

I vari strumenti presenti sull'OLS consentono agli utenti di inviare le informazioni per partecipare alle attività dell’OLS. Al momento della registrazione online e della presentazione di altre informazioni, i dati vengono raccolti e trattati per le finalità descritte di seguito al punto 1. Il loro trattamento è sotto la responsabilità del titolare del trattamento, che è il capo dell'Unità A1 - Erasmus+: scuole, potenziali iniziative, coordinamento programmi presso l'EACEA (vedasi al punto 6 le informazioni di contatto).

1. Quali dati personali raccogliamo? E a quale scopo?

(a) Informazioni relative ai partecipanti ad azioni di mobilità

Le agenzie nazionali, gli enti beneficiari e la DG EAC della Commissione europea trasmettono all'EACEA alcuni dati personali, come ad esempio l’indirizzo e-mail. L’EACEA può raccogliere le seguenti informazioni direttamente dagli utenti attraverso lo strumento OLS.

Dati dell'iscritto obbligatori: cognome, nome, sesso, indirizzo e-mail, nazionalità, anno di nascita, lingua madre, tipo di mobilità, lingua da sottoporre a test, paese di destinazione, inizio previsto per il periodo di mobilità, ente inviante, periodo di mobilità, fuso orario, conclusione prevista della mobilità.

Risultati del test di valutazione e corsi

Altri dati facoltativi presentati dai partecipanti ad azioni di mobilità sull'OLS (ad es. messaggi nei forum, discussioni e conversazioni online, file e immagini). La mancata comunicazione di questi dati facoltativi non comporterà alcuno svantaggio per i partecipanti.

(b) Le informazioni relative al personale delle agenzie nazionali e degli enti/delle organizzazioni Eramus+ invianti sono fornite da tali enti e dalla DG EAC all'EACEA

Dati istituzionali: numero di progetto, numero PIC, nome del progetto, data di inizio del progetto, data di conclusione del progetto, referente del progetto, numero di telefono del referente del progetto, indirizzo e-mail del referente del progetto, numero di licenze per i test di valutazione e numero di licenze per i corsi di lingua.

(c) Finalità del trattamento

Lo scopo dell'OLS è quello di fornire un sistema atto a misurare i progressi nelle competenze linguistiche attraverso la mobilità. L'altro obiettivo si riferisce al sostegno all'apprendimento delle lingue prima e durante il periodo di mobilità, a un livello utile allo scopo perseguito dal partecipante.

Più specificamente, il trattamento dei dati è necessario per:

  • abilitare il funzionamento dell'OLS;
  • consentire agli iscritti all'OLS di comunicare e collaborare in uno spirito di fiducia e rispetto reciproci; e,
  • estrarre i dati aggregati a fini statistici.

2. Chi ha accesso alle informazioni personali e a chi sono divulgate?

I dati personali non saranno mai utilizzati a scopi di marketing.

Per le finalità di cui sopra, l'accesso ai dati è strettamente limitato a:

  • Altri utenti OLS registrati, che possono avere accesso ai dati facoltativi forniti dagli utenti, ad es. messaggi nei forum, discussioni e conversazioni online, file e immagini.
  • Commissione europea, EACEA e agenzie nazionali: solo dati aggregati.
  • Il provider di servizi Altissia che agisce per conto e dietro le istruzioni dell'EACEA: insieme completo di dati.
  • I dati relativi a singoli partecipanti ad azioni di mobilità sono accessibili al loro ente/alla loro organizzazione inviante; essi hanno accesso al sistema di gestione back end delle licenze dell'OLS, che può poi decidere del loro utilizzo.
  • Per i volontari SVE i risultati non saranno comunicati alle altre organizzazioni partecipanti al progetto.

I dati, quando possibile, saranno trattati in modo anonimo, soprattutto se trasferiti a terzi a fini di ricerca.

3. Come tuteliamo e salvaguardiamo le informazioni ricevute?

I dati personali raccolti e tutte le informazioni relative sono memorizzati su server sicuri del provider di servizi (Altissia) per tutta la durata del contratto con il consorzio.

Le operazioni dei centri informatici del provider di servizi si attengono per contratto alle direttive di sicurezza della Commissione europea e alle disposizioni stabilite dalla direzione Sicurezza per questo tipo di server e servizi. Per il sito che ospita i server di Altissia sono in atto misure di sicurezza standard, vale a dire sistema operativo e software con i patch e gli aggiornamenti più recenti, protezione antivirus, firewall, verifiche regolari della sicurezza e scansioni di sicurezza di rete, applicazione della politica di sicurezza IT, verifiche di vulnerabilità e sistema di rilevamento delle intrusioni.

4. In che modo si possono verificare e correggere le proprie informazioni?

Per esercitare i propri diritti, come ad esempio il diritto di accesso e rettifica di dati personali inesatti o incompleti, è possibile farlo autonomamente online. È inoltre possibile contattare il responsabile del trattamento (cfr. il punto 6).

5. Per quanto tempo conserviamo i dati personali raccolti?

I dati relativi al profilo dell'utente vengono conservati per un anno dopo l'ultimo accesso dell'utente. Dopo un anno dall'ultimo accesso, il profilo dell'utente viene automaticamente disattivato, vale a dire non è più visibile agli altri utenti. Viene inviata una notifica all'utente per informarlo che il suo profilo è stato disattivato e che può riattivare il suo account accedendo nuovamente al sito. Un secondo e ultimo sollecito viene inviato dopo altri due anni, informando l'utente che 3 anni dopo il suo ultimo accesso, il suo profilo sarà disattivato in modo permanente. Tutte le informazioni personali saranno quindi rese anonime.

I dati connessi a finalità statistiche e di ricerca vengono conservati per l'intera durata dell'OLS. Al termine del contratto, il consorzio consegnerà tutte le informazioni e i dati all'EACEA e non conserverà copia di informazioni riservate, documenti e dati personali in alcun formato. I dati rimangono, in forma aggregata, a disposizione dell'EACEA, della Commissione europea, delle agenzie nazioni e degli enti/delle organizzazioni invianti Erasmus+, di Altissia per conto del consorzio e di altri terzi, esclusivamente a scopi di ricerca e di monitoraggio e dietro autorizzazione del titolare del trattamento.

6. Informazioni di contatto

Le operazioni di trattamento dei dati sono sotto la responsabilità del titolare del trattamento:

Capo Unità A1 - Erasmus+: Scuole, potenziali iniziative, coordinamento programmi

Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura

Office: BOU2 01/017

Avenue du Bourget 1

1049 Bruxelles

Belgio

 

Per eventuali domande sui propri diritti e sull'esercizio dei diritti relativi al trattamento dei dati personali (quali l'accesso e la rettifica dei propri dati personali), contattare senza indugio il responsabile del trattamento dell'OLS al seguente indirizzo: EACEA-EPLUS-OLS@ec.europa.eu

7. Azioni di rivalsa

In caso di controversia su qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati personali è possibile rivolgersi al responsabile del trattamento scrivendo all'indirizzo suindicato e alla cassetta postale funzionale. Si può inoltre contattare il responsabile della protezione dei dati dell'EACEA scrivendo al seguente indirizzo di posta elettronica: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Nel caso in cui il conflitto non possa essere risolto dal responsabile del trattamento o dal responsabile della protezione dei dati, è possibile presentare in qualsiasi momento un reclamo al garante europeo della protezione dei dati:

Sito web - http://www.edps.europa.eu;

E-mail - edps@edps.europa.eu.

8. Base giuridica

La principale base giuridica del trattamento dei dati personali è:

  • DECISIONE DI ESECUZIONE DELLA COMMISSIONE del 18 dicembre 2013, che istituisce "l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura" e abroga la decisione 2009/336/CE (2013/776/UE): articolo 3, lettera a).
  • "Erasmus+": il programma dell'Unione per l'istruzione, la formazione, la gioventù e lo sport istituito dal regolamento (UE) n. 1288/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 dicembre 2013, e abroga le decisioni n. 1719/2006/CE, n. 1720/2006/CE e n. 1298/2008/CE (GU L 347 del 20.12.2013, p. 50-73.):
    • L'articolo 5, lettera e) prevede che "[il programma persegue i seguenti obiettivi specifici:] migliorare l'insegnamento e l'apprendimento delle lingue e promuovere l'ampia diversità linguistica e la consapevolezza interculturale dell'Unione." Inoltre, l'allegato I prevede che "il programma sarà sottoposto a un attento monitoraggio sulla base di un insieme di indicatori destinati a valutare la misura in cui l'obiettivo generale e gli obiettivi specifici del programma sono stati conseguiti e al fine di ridurre al minimo gli oneri e i costi amministrativi. A tale scopo, sono raccolti dati in riferimento ai seguenti indicatori fondamentali". L'indicatore alla voce "Istruzione e formazione" specifica "la percentuale di partecipanti ad azioni di mobilità a lungo termine che dichiarano di aver migliorato le proprie capacità linguistiche".

 

[1]OJ L8 of 12.1.2001, p. 1.