La déclaration suivante explique notre politique relative au traitement de vos données à caractère personnel.

Présentation

Le Soutien Linguistique en Ligne Erasmus+ (Erasmus+ Online Linguistic Support; ci-après «OLS») est une initiative de l’Union européenne. Il fait partie d’Erasmus+, le programme européen pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport. Il est dirigé par la Commission européenne et mis en œuvre par son Agence exécutive «Education, audiovisuel et culture» (ci-après «EACEA»).

L’OLS a été conçu pour respecter la vie privée de ses utilisateurs. Il offre aux participants à des activités de mobilité un environnement sûr et sécurisé pour apprendre des langues étrangères. La déclaration suivante présente les politiques en vertu desquelles l’OLS collecte, gère et utilise les données fournies par ses utilisateurs.

Étant donné que l’OLS – qui comprend l’outil de gestion de licences, les tests de niveau, ainsi que les cours de langue – collecte et traite ultérieurement des données à caractère personnel, il est soumis au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données[1].

Les différents outils présents sur l’OLS permettent aux utilisateurs de soumettre des informations pour pouvoir participer aux activités de l’OLS. Lorsque l’utilisateur se connecte et soumet d’autres informations, les données sont collectées et traitées ultérieurement aux fins exposées ci-après au point 1. Les traitements correspondants relèvent de la responsabilité du responsable du traitement, qui est le chef de l’unité A1 - Erasmus+: Secteur scolaire, Initiatives prospectrices, Coordination du programme à l’EACEA (voir point 6 ci-dessous pour les coordonnées).

 

[1]JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

1. Quelles sont les informations à caractère personnel que nous collectons, et à quelle fin ?

(a) Informations relatives aux participants à des activités de mobilité :

Les Agences nationales, les institutions bénéficiaires et la DG EAC de la Commission européenne transmettent à l’EACEA des données à caractère personnel, comme votre adresse de courrier électronique. Les informations suivantes peuvent ensuite être collectées directement auprès de vous par l’EACEA via l’outil OLS.

Données obligatoires concernant la personne inscrite : nom, prénom, genre, adresse de courrier électronique, nationalité, année de naissance, langue maternelle, type de mobilité, langue à tester, pays de destination, date de début estimée de la période de mobilité, établissement d’origine, période de mobilité, fuseau horaire, date de fin estimée de la période de mobilité.

Résultats des tests de niveau et des cours de langue

Autres informations facultatives soumises par les participants à des activités de mobilité au sujet de l’OLS (p. ex. messages postés sur des forums, discussions en ligne et fils de discussion, dossiers et photographies). Les participants qui ne fournissent pas ces informations facultatives ne seront désavantagés d’aucune façon.

(b) Les informations relatives au personnel des Agences nationales et des établissements/organisations d’envoi Erasmus+ sont fournies par ces établissements et par la DG EAC à l’EACEA :

Données institutionnelles : numéro de projet, numéro PIC, nom du projet, date de début et date de fin du projet, personne de contact du projet, numéro de téléphone et adresse de courrier électronique de la personne de contact, nombre de licences pour les tests de niveau et nombre de licences pour les cours de langue.

(c) Finalité du traitement :

L’objectif de l’OLS est de mettre en place un système permettant de mesurer les progrès réalisés en matière de compétences linguistiques au moyen d’activités de mobilité. L’autre objectif concerne le soutien de l’apprentissage linguistique avant et pendant la période de mobilité, jusqu’au niveau permettant au participant d’atteindre ses objectifs.

Plus précisément, le traitement de données est nécessaire pour :

  • permettre à l’OLS de fonctionner ;
  • permettre aux personnes inscrites sur l’OLS de communiquer et de collaborer dans un esprit de confiance et de respect mutuels ;

et

  • extraire des données agrégées à des fins statistiques.

 

2. Qui a accès à vos informations et à qui sont-elles divulguées ?

Les données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins commerciales.

Aux fins détaillées ci-dessus, l’accès aux données est strictement limité aux personnes et structures suivantes :

  • les autres utilisateurs enregistrés sur l’OLS peuvent avoir accès aux informations facultatives que vous avez soumises, p. ex. des messages postés sur des forums, des discussions en ligne et des fils de discussion, des dossiers et des photographies ;
  • la Commission européenne, l’EACEA et les agences nationales: données agrégées uniquement ;
  • le prestataire de services Altissia qui agit pour le compte de l’EACEA et sous ses instructions: ensemble complet de données ;
  • les données relatives aux participants à des activités de mobilité sont accessibles à leur établissement/organisation d’envoi qui ont un accès au système principal de gestion de licences OLS et qui peuvent ensuite décider de leur utilisation ;
  • pour les volontaires du SVE, les résultats ne seront pas communiqués aux autres organisations du projet.

Dans la mesure du possible, les données seront traitées de manière anonyme, surtout si elles sont transférées à des tiers à des fins de recherche.

 

3. Comment assurons-nous la protection et la sauvegarde de vos informations ?

Les données à caractère personnel collectées et toutes les informations connexes sont stockées sur des serveurs sécurisés du prestataire de services (Altissia) pendant toute la durée du contrat avec le consortium UCL - ALTISSIA - CLL.

Les activités des centres informatiques du prestataire de services se conforment contractuellement aux directives sécurité de la Commission européenne et aux règles établies par la Direction de la sécurité pour ces types de serveurs et de services. Les mesures de sécurité standard sont en place pour le site qui héberge les serveurs d’Altissia, à savoir un système d’exploitation et un logiciel bénéficiant de la mise à jour et du patch les plus récents, une protection antivirus, un pare-feu, des audits de sécurité réguliers et des scans de sécurité du réseau, une politique de sécurité des TI appliquées, des tests de vulnérabilité et un système de détection des intrusions.

 

4. Comment pouvez-vous vérifier et rectifier vos informations ?

Vous pouvez exercer vos droits, notamment celui d’accès et de rectification de données à caractère personnel inexactes ou incomplètes, directement en ligne. Vous pouvez également prendre contact avec le responsable du traitement (voir point 6 ci-dessous).

 

5. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données relatives au profil de l’utilisateur sont conservées pendant un an après la dernière connexion de l’utilisateur. Une fois ce délai expiré, le profil utilisateur sera automatiquement désactivé, c’est-à-dire qu’il ne sera plus visible pour les autres utilisateurs. Une notification est envoyée à l’utilisateur pour l’informer que son profil a été désactivé et qu’il a la possibilité de réactiver son compte en se connectant à nouveau. Un deuxième et dernier rappel est envoyé au bout de deux années supplémentaires, pour informer l’utilisateur que trois ans après sa dernière connexion, son profil sera désactivé de manière définitive. Toutes les données à caractère personnel deviennent alors anonymes.

Les données collectées à des fins statistiques et de recherche sont conservées pendant toute la durée de l’OLS. À la fin du contrat, le consortium UCL - ALTISSIA - CLL restitue toutes les informations et données à l’EACEA et s’interdit de conserver une copie des informations confidentielles, documents et données à caractère personnel, sous quelque forme que ce soit. A des fins de recherche et de suivi uniquement, les données restent à la disposition de l’EACEA, de la Commission européenne, des Agences nationales et des établissements/organisations d’envoi Erasmus+, d’Altissia au nom du consortium UCL - ALTISSIA - CLL et à d’autres tiers sous réserve de l’autorisation du responsable du traitement, sous une forme agrégée.

 

6. Coordonnées

Les traitements de données relèvent des compétences du responsable du traitement :

Chef de l’Unité A1 - Erasmus+ : Schools, Prospective Initiatives, Programme Coordination

 

Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture »

Bureau: BOU2 01/017

Avenue du Bourget 1

1049 Bruxelles

Belgique

 

Pour toute question concernant vos droits et l’exercice de vos droits ayant trait au traitement de données à caractère personnel (comme l’accès à vos données à caractère personnel et leur rectification), n’hésitez pas à prendre contact avec le responsable du traitement de l’OLS à l’adresse suivante: EACEA-EPLUS-OLS@ec.europa.eu

 

7. Recours

En cas de différend sur une question liée à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement à l’adresse susmentionnée. Vous pouvez également prendre contact avec le délégué à la protection des données de l’EACEA à l’adresse électronique suivante: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Si le différend n’est pas réglé par le responsable du traitement ou le délégué à la protection des données, vous pouvez saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données :

Site web - http://www.edps.europa.eu ;

Courrier électronique - edps@edps.europa.eu.

 

8. Base juridique

Le traitement des données à caractère personnel repose sur la principale base juridique suivante :

  • DÉCISION D’EXÉCUTION DE LA COMMISSION du 18 décembre 2013 instituant l’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » et abrogeant la décision 2009/336/CE (2013/776/UE) : article 3, point a).
  • « Erasmus+ » : le programme de l’Union pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport établi par le règlement (UE) n° 1288/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 et abrogeant les décisions n° 1719/2006/CE, n° 1720/2006/CE et n° 1298/2008/CE (JO L 347 du 20 décembre 2013, p. 50–73) :
    • l’article 5, point e), prévoit que « [le Programme poursuit les objectifs spécifiques suivants :] améliorer l’enseignement et l’apprentissage des langues et promouvoir la vaste diversité linguistique de l’Union ainsi que la sensibilisation à la dimension interculturelle ». En outre, l’annexe I prévoit que « Le Programme fera l’objet d’un suivi étroit sur la base d’une série d’indicateurs destinés à mesurer le degré de réalisation des objectifs généraux et spécifiques du programme et en vue de réduire les frais et les contraintes administratifs. À cette fin, des données seront collectées en ce qui concerne les indicateurs clés suivants ». L’indicateur qui figure sous l’intitulé « Enseignement et formation » indique « le pourcentage de participants déclarant avoir amélioré, dans le cadre de la mobilité à long terme, leurs connaissances linguistiques ».