Seuraavassa ilmoituksessa selitetään henkilötietojen käsittelyä koskevia toimintatapojamme.

Yleiskatsaus

Erasmus+ Online Linguistic Support  (jäljempänä ”OLS”) on Euroopan unionin aloite. Se on osa unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelmaa eli Erasmus+-ohjelmaa. Sen ohjaamisesta vastaa Euroopan komissio ja toteuttamisesta koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (jäljempänä ”EACEA”).

OLS on sitoutunut kunnioittamaan käyttäjiensä yksityisyyttä. Se tarjoaa liikkuvuusohjelmaan osallistuville varman ja turvallisen ympäristön vieraiden kielten oppimista varten. Seuraavassa ilmoituksessa esitetään lyhyesti toimintatavat, joiden nojalla OLS kerää, hallinnoi ja käyttää käyttäjiensä antamia tietoja.

Koska OLS – joka sisältää käyttöoikeuksien hallinnointityökalun, kieliarvioinnin sekä kielikursseja – kerää ja käsittelee edelleen henkilötietoja, siihen sovelletaan yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001[1].

Käyttäjät voivat toimittaa tietoja OLS:n eri työkalujen kautta OLS:n toimiin osallistumista varten. Verkossa rekisteröidyttäessä ja muita tietoja toimitettaessa tietoja kerätään ja käsitellään edelleen jäljempänä kohdassa 1 esitettyihin tarkoituksiin. Niiden asiaankuuluvat käsittelytoimet ovat tietojenkäsittelystä vastaavan tahon vastuulla. Tietojenkäsittelystä vastaava taho on EACEAn yksikön A1: Erasmus+: koulut, tulevat aloitteet, ohjelman koordinointi päällikkö (katso yhteystiedot jäljempänä kohdasta 6).

1. Mitä henkilötietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen?

(a) Liikkuvuusohjelmaan osallistuviin liittyvät tiedot:

Kansalliset toimistot, edunsaajaorganisaatiot ja Euroopan komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto toimittavat EACEAlle tiettyjä henkilötietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteesi. EACEA voi sitten kerätä sinusta seuraavat tiedot suoraan OLS-työkalun avulla:

Pakolliset tiedot rekisteröityjästä: sukunimi, etunimi, sukupuoli, sähköpostiosoite yhteydenpitoa varten, kansalaisuus, syntymävuosi, äidinkieli, liikkuvuustyyppi, testattava kieli, kohdemaa, liikkuvuusjakson arvioitu aloituspäivämäärä, lähettävä organisaatio, liikkuvuusjakso, aikavyöhyke, liikkuvuusjakson arvioitu päättymispäivämäärä.

Kieliarviointien ja -kurssien tulokset

Muut valinnaiset tiedot, jotka liikkuvuusohjelmaan osallistuva on toimittanut OLS-työkaluun (esim. viestit keskustelufoorumeihin, verkkokeskustelut ja keskusteluketjut, tiedostot ja kuvat). Osallistujien asema ei heikkene, vaikka he eivät toimittaisi näitä valinnaisia tietoja.

(b) Kansalliset toimistot ja lähettävät Erasmus+-organisaatiot sekä koulutuksen ja kulttuurin pääosasto toimittavat tiedot henkilöstöstään EACEAlle:

Institutionaaliset tiedot: Hankkeen numero, osallistujien tunnistuskoodin numero, hankkeen nimi, hankkeen aloituspäivämäärä, hankkeen loppumispäivämäärä, hankkeen yhteyshenkilö, hankkeen yhteyspuhelinnumero, hankkeen yhteyssähköpostiosoite, käyttöoikeuksien määrä kieliarviointeja varten ja käyttöoikeuksien määrä kielikursseja varten.

(c) Käsittelyn tarkoitus:

OLS:n tarkoituksena on tarjota järjestelmä kielitaidon paranemisen mittaamiseen liikkuvuusjakson aikana. Muut tavoitteet liittyvät kielen oppimisen tukemiseen ennen liikkuvuusjaksoa ja sen aikana siten, että kielitaidossa saavutetaan taso, joka on tarkoituksenmukainen osallistujien tavoitteen kannalta.

Lisäksi tietojenkäsittelyä tarvitaan, jotta

  • OLS pystyy toimimaan
  • OLS-työkaluun rekisteröityneet voivat viestiä keskenään ja tehdä yhteistyötä keskinäisen luottamuksen ja kunnioituksen hengessä
  • yhdistelmätietoja voidaan kerätä tilastoja varten.

2. Ketkä voivat tarkastella tietojasi ja kelle niitä paljastetaan?

Henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointiin.

Edellä mainittuja tarkoituksia varten tietojen saatavuus on rajattu tiukasti seuraaviin:

  • muut rekisteröityneet OLS-käyttäjät voivat nähdä toimittamasi valinnaiset tiedot, esim. viestit keskustelufoorumeissa, verkkokeskustelut ja keskusteluketjut, tiedostot ja kuvat.
  • Euroopan komissio, EACEA ja kansalliset toimistot: vain yhdistelmätiedot
  • Palveluntarjoaja Altissia, joka toimii EACEAn puolesta ja sen ohjeiden mukaan: kaikki tiedot
  • Yksittäisiin liikkuvuusohjelmaan osallistuviin henkilöihin liittyvät tiedot ovat heidän lähettävän organisaationsa käytettävissä, jos ne pääsevät käyttöoikeuksien taustahallinnointijärjestelmään OLS:ssä, jolloin ne voivat päättää tietojen käytöstä.
  • EVS-vapaaehtoisten osalta tuloksia ei toimiteta hankkeen muille organisaatioille.

Mahdollisuuksien mukaan tiedot käsitellään anonyymisti, erityisesti silloin, jos ne siirretään kolmansille osapuolille tutkimustarkoituksessa.

3. Miten tietosi suojataan ja turvataan?

Kerätyt henkilötiedot ja kaikki niihin liittyvät tiedot tallennetaan palveluntarjoajan (Altissia) suojatuille palvelimille UCL – ALTISSIA – CLL ‑konsortion kanssa tehdyn sopimuksen keston ajaksi.

Palveluntarjoajan tietokonekeskusten toimissa noudatetaan sopimuksen nojalla Euroopan komission turvallisuusohjeita ja turvallisuusosaston tällaisia palvelimia ja palveluja varten laatimia säännöksiä. Altissian palvelinten sijaintipaikkaan sovelletaan vakioturvallisuustoimenpiteitä eli äskettäin päivitettyä käyttöjärjestelmää ja ohjelmistoa, joiden koodi on muutettu, virustentorjuntaohjelmistoa, palomuuria, säännöllistä turvatarkastusta ja verkon turvallisuustarkastuksia, soveltavia tietoteknisiä turvatoimenpiteitä, haavoittuvuuden testausta ja tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmää.

4. Miten tiedot voi tarkistaa ja korjata?

Voit käyttää oikeuksiasi, kuten oikeutta tietojen tarkasteluun ja epätarkkojen tai epätäydellisten henkilötietojen korjaamiseen, verkossa itse. Voit myös ottaa yhteyttä tietojenkäsittelystä vastaavaan tahoon (katso jäljempänä 6 kohta).

5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Käyttäjän profiiliin liittyviä tietoja säilytetään yksi vuosi käyttäjän viimeisen sisäänkirjautumisen jälkeen. Kun viimeisestä sisäänkirjautumisesta on kulunut yksi vuosi, käyttäjän profiili asetetaan automaattisesti ei-aktiiviseen tilaan, eli se ei enää näy muille käyttäjille. Käyttäjälle lähetetään viesti, jossa hänelle ilmoitetaan, että profiili on asetettu ei-aktiiviseen tilaan ja että hän voi aktivoida tilinsä uudelleen kirjautumalla uudelleen sisään. Toinen ja viimeinen muistutus lähetetään tästä kahden vuoden päästä, ja siinä ilmoitetaan käyttäjälle, että kolmen vuoden kuluttua viimeisestä sisäänkirjautumisesta hänen profiilinsa poistetaan kokonaan käytöstä. Kaikista henkilötiedoista tehdään sitten tunnistamattomia.

Tilastoihin ja tutkimukseen liittyvät tiedot säilytetään koko OLS:n keston ajan.  Sopimuksen loputtua UCL – ALTISSIA – CLL ‑konsortio luovuttaa kaikki tiedot EACEAlle eikä pidä jäljennöksiä luottamuksellisista tiedoista, asiakirjoista eikä henkilötiedoista missään muodossa. Tiedot pysyvät EACEAn, Euroopan komission, kansallisten toimistojen ja lähettävien Erasmus+-organisaatioiden, UCL – ALTISSIA – CLL‑konsortion puolesta toimivan Altissian ja muiden kolmansien osapuolten hallussa tietojenkäsittelystä vastaavan tahon luvalla ainoastaan tutkimusta ja seurantaa varten yhdistelmämuodossa.

6. Yhteystiedot

Tietojenkäsittelytoimet ovat seuraavan tietojenkäsittelystä vastaavan tahon vastuulla:

Yksikön A1: Erasmus+-ohjelma: koulut, tulevat aloitteet, ohjelman koordinointi päällikkö

Koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA)

Toimisto: BOU2 01/017

Avenue du Bourget, 1

1049 Bryssel

Belgia

 

Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi ja oikeuksien käyttämisestä (esim. henkilötietojesi tarkastelu ja niiden korjaaminen), ota yhteyttä OLS:n tietojenkäsittelystä vastaavaan tahoon seuraavaan osoitteeseen: EACEA-EPLUS-OLS@ec.europa.eu

7. Oikeussuojakeinot

Jos henkilötietojen suojaa koskevissa kysymyksissä ilmenee ristiriitoja, voit ottaa yhteyttä tietojenkäsittelystä vastaavaan tahoon edellä mainittuun osoitteeseen ja postilokero-osoitteeseen. Voit myös ottaa yhteyttä EACEAn tietosuojavastaavaan seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Jos tietojenkäsittelystä vastaava taho tai tietosuojavastaava ei ratkaise ristiriitaa, voit tehdä milloin tahansa kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle:

Verkkosivusto: http://www.edps.europa.eu;

Sähköpostiosoite: edps@edps.europa.eu.

8. Oikeusperusta

Henkilötietojen käsittelyn pääasiasiallinen oikeusperusta on

  • KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOPÄÄTÖS, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta ja päätöksen 2009/336/EY kumoamisesta (2013/776/EU): 3 artiklan 1 kohdan a alakohta
  • Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 1288/2013, annettu 11 päivänä joulukuuta 2013 , unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelman ”Erasmus+” perustamisesta ja päätösten N:o 1719/2006/EY, 1720/2006/EY ja 1298/2008/EY kumoamisesta (EUVL L 347, 20.12.2013, s. 50–73):
    • Asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdassa säädetään, että ”[Ohjelmalla on koulutuksen alalla seuraavat erityistavoitteet:] parannetaan kielten opetusta ja oppimista ja edistetään unionin laajaa kielellistä monimuotoisuutta ja muiden kulttuurien tuntemusta”. Lisäksi liitteessä I säädetään seuraavaa: ”Ohjelmaa seurataan tarkasti sellaisten indikaattoreiden perusteella, joilla pyritään mittaamaan, missä määrin ohjelman yleis- ja erityistavoitteet on saavutettu, sekä hallinnollisten rasitteiden ja kustannusten minimoimiseksi. Tätä varten kerätään tietoja seuraavista avainindikaattoreista.” Kohdan ”Koulutus” indikaattorissa mainitaan ”Niiden pitkäkestoiseen liikkuvuuteen osallistuneiden prosenttiosuus, jotka ovat ilmoittaneet parantaneensa kielitaitoaan”.

 

[1] EYVL L8, 12.1.2001, s. 1.