Følgende erklæring forklarer vores politik vedrørende behandling af personoplysninger.

Oversigt

Erasmus+ Online Linguistic Support ("OLS") er et EU-initiativ. Det er en del af Erasmus+, EU program for uddannelse, praktik, ungdom og sport. Det styres af Europa-Kommissionen og gennemføres af Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur ("Forvaltningsorganet").

OLS ønsker at respektere sine brugeres privatliv. Det er et sikkert miljø, hvor mobilitetsdeltagere kan lære fremmedsprog. Følgende erklæring beskriver de politikker, som OLS benytter ved indsamling, styring og anvendelse af personoplysninger fra sine brugere.

Da OLS– som omfatter værktøjet til forvaltning af licenser, sprogvurdering og sprogkurserne – indsamler og behandler personoplysninger, er det omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger[1].

De forskellige værktøjer i OLS gør det muligt for brugerne at indsende oplysninger for at deltage i OLS's aktiviteter. Ved onlineregistrering og indsendelse af andre oplysninger indsamles og viderebehandles personoplysningerne som anført i punkt 1 nedenfor. Den relevante behandling sker under den registeransvarliges ansvar, som er kontorchefen i A1 - Erasmus+: Schools, Prospective Initiatives, Programme Coordination hos Forvaltningsorganet (se punkt 6 nedenfor for kontaktoplysninger).

1.Hvilke personoplysninger indsamler vi og til hvilket formål?

Oplysninger om mobilitetsdeltagere:

De nationale agenturer, tilskudsmodtagende institution og Europa-Kommissionens GD EAC sender visse personoplysninger til Forvaltningsorganet som f.eks. din e-mailadresse. Forvaltningsorganet kan derefter indhente følgende oplysninger direkte fra dig gennem OLS-værktøjet.

Obligatoriske registrantoplysninger: efternavn, fornavn, køn, kontakt-e-mailadresse, nationalitet, fødselsår, modersmål, type af mobilitet, sprog, der skal vurderes, destinationsland, anslået start på mobilitetsperiode, senderinstitution, mobilitetsperiode, tidszone, anslået sluttidspunkt for mobilitet.

Resultat af sprogvurdering og kurser

Andre valgfrie oplysninger, som indsendes af mobilitetsdeltagerne i (f.eks. meddelelser i fora, onlinedrøftelser og tråde, filer og billeder). Hvis deltagerne ikke giver disse valgfri oplysninger, stilles de ikke ringere derved.

(a) Oplysninger vedrørende personale i nationale agenturer og Erasmus+-senderinstitutioner/-organisationer gives af disse institutioner og GD EAC til Forvaltningsorganet:

Institutionelle oplysninger: projektnr., PIC-nr., projektnavn, projektets startdato, projektets slutdato, projektets kontaktperson, projektets kontakttelefonnr., projektets kontakt-e-mailadresse, antal licenser til sprogvurderinger og antal licenser til sprogkurser.

(b) Formålet med behandlingen

Formålet med OLS er at måle fremgangen i sproglige kompetencer gennem mobilitet. De andre mål vedrører støtte til sproglig læring forud for og under mobilitetsperioden, i det omfang det er hensigtsmæssigt i forhold til deltagerens formål.

Mere specifikt er databehandlingen nødvendig for at:

  • sikre, at OLS kan fungere
  • gøre det muligt for registranter i OLS at kommunikere og samarbejde i en ånd af fælles tillid og respekt og
  • udtrække aggregerede oplysninger til statistiske formål.

2. Hvem har adgang til dine oplysninger, og hvem videregives de til?

Personoplysninger anvendes aldrig til markedsføring.

Af ovenstående grunde er adgangen til oplysningerne begrænset til:

  • Andre registrerede brugere af OLS, som kan have adgang til valgfri oplysninger, som du indsender, f.eks. meddelelser i fora, onlinedrøftelser og tråde, filer og billeder.
  • Europa-Kommissionen, Forvaltningsorganet og de nationale agenturer: kun aggregerede oplysninger.
  • Tjenesteudbyderen Altissia, som handler på vegne af og efter anvisninger fra Forvaltningsorganet: fuldstændigt datasæt.
  • Oplysninger vedrørende individuelle mobilitetsdeltagere er tilgængelige for senderinstitutionen/-organisationen, som har adgang til backendsystemet til forvaltning af licenser til OLS, og som derefter kan træffe afgørelse om brugen deraf.
  • For EVS-volontører videregives resultaterne ikke til andre organisationer i projektet.

Hvor det er muligt, behandles oplysningerne anonymt, navnlig hvis de overføres til tredjeparter til forskningsformål.

3. Hvordan beskytter og sikrer vi dine oplysninger?

De indsamlede personoplysninger og alle dermed forbundne oplysninger gemmes på sikre servere hos tjenesteudbyderen (Altissia) i hele kontraktens løbetid med konsortiet (Centre de Langues, Universite Catholique de Louvain og Altissia International S.A.).
Tjenesteudbyderens computercentre drives kontraktmæssigt i overensstemmelse med Europa-Kommissionens sikkerhedsdirektiv og bestemmelser som fastlagt af direktoratet for sikkerheden af disse former for servere og tjenester. Der findes standardsikkerhedsforanstaltninger for det websted, der hoster Altissias servere, dvs. de nyeste udbedrede (patched) og opdaterede udgaver af operativsystem og software, antivirusbeskyttelse, firewall, løbende sikkerhedsrevision og netsikkerhedsskanninger, anvendt it-sikkerhedspolitik, vurderinger af sårbarhed og overvågningssystemer.

4. Hvordan kan du kontrollere og rette dine oplysninger?

Du kan selv udøve dine rettigheder som f.eks. retten til aktindsigt og til at rette forkerte eller ufuldstændige personoplysninger, online. Du kan også kontakte den registeransvarlige (se punkt 6 nedenfor).

5. Hvor længe beholder vi dine oplysninger?

Oplysninger vedrørende brugerens profil opbevares i et år efter brugerens seneste login. Et år efter seneste login bliver brugerprofilen automatisk inaktiv, dvs. ikke længere synlig for andre brugere. Der sendes en meddelelse til brugeren for at informere ham/hende om, at hans/hendes profil nu er inaktiv, og at han/hun kan genaktivere sin konto ved at logge på igen. En anden og sidste påmindelse sendes efter yderligere to år, hvor brugeren informeres om, at hans/hendes profil deaktiveres permanent tre år efter seneste login. Alle personoplysninger anonymiseres derefter.

Oplysninger til statistik- og forskningsformål opbevares under hele OLS. Ved kontraktens udløb overdrager konsortiet (CLL - UCL - ALTISSIA) alle oplysninger og personoplysninger til Forvaltningsorganet og beholder ikke en kopi af fortrolige oplysninger, dokumenter og personoplysninger, uanset format. Oplysningerne anvendes udelukkende til forsknings- og overvågningsformål af Forvaltningsorganet, Europa-Kommissionen, de nationale agenturer og Erasmus+-senderinstitutioner/-organisationer, Altissia på vegne af konsortiet (CLL - UCL - ALTISSIA) og andre tredjeparter med den registeransvarliges tilladelse i aggregeret format.

6. Kontaktoplysninger

Den registeransvarlige er ansvarlig for al databehandling:

Kontorchefen for A1 - Erasmus+: Schools, Prospective Initiatives, Programme Coordination
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur
Kontor: BOU2 01/017
Avenue du Bourget/Bourgetlaan 1
1049 Bruxelles
BELGIQUE/BELGIË
Eventuelle spørgsmål om dine rettigheder og udøvelse af dine rettigheder vedrørende behandlingen af dine personoplysninger (som aktindsigt og rettelse af dine personoplysninger) kan rettes til den registeransvarlige for OLS på denne adresse: EACEA-EPLUS-OLS@ec.europa.eu


7. Regres

I tilfælde af konflikter vedrørende spørgsmål om beskyttelse af personoplysninger kan du henvende dig til den registeransvarlige på ovennævnte adresse og e-mailadresse. Du kan også kontakte Forvaltningsorganets databeskyttelsesansvarlige på følgende e-mailadresse: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Hvis den registeransvarlige eller den databeskyttelsesansvarlige ikke kan løse konflikten, kan du til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse:

Websted - http://www.edps.europa.eu;

E-mail - edps@edps.europa.eu.

 

8. Retsgrundlag

Hovedretsgrundlaget for behandling af personoplysninger er:

  • KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESAFGØRELSE af 18. december 2013 om oprettelse af Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur og om ophævelse af afgørelse 2009/336/EF (2013/776/EU): Artikel 3, litra a).
  • "Erasmus+": EU program for uddannelse, praktik, ungdom og sport oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1288/2013 af 11. december 2013 og om ophævelse af afgørelse nr. 1719/2006/EF, nr. 1720/2006/EF og nr. 1298/2008/EF (EUT L 347 af 20.12.2013, s. 50-73):
    • I henhold til artikel 5, litra e), "[forfølger programmet følgende specifikke mål] at forbedre sprogundervisningen og sprogindlæringen og at fremme Unionens brede sproglige mangfoldighed og interkulturelle bevidsthed." Derudover fastsættes det i bilag I, at "[p]rogrammet vil blive fulgt nøje på grundlag af et sæt indikatorer, der er beregnet til at måle, i hvilket omfang de generelle og specifikke mål for programmet er nået, og med henblik på at minimere de administrative byrder og omkostninger. Med henblik herpå vil der blive indsamlet data for så vidt angår følgende sæt af nøgleindikatorer." Indikatoren under "Uddannelse" specificerer: "Procentdel af deltagere i længerevarende mobilitetsophold, der erklærer at de har øget deres sprogfærdigheder".

 

[1]EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.